Dzisiaj kilka kwestii, które powinien rozpatrzyć każdy, kto ma firmę lub ją będzie zakładać. Zdecydować się na biuro rachunkowe lub księgową? Może prowadzić samodzielnie? Przeczytaj i pomyśl, myślenie nie boli...
-
Osobny wpis poświęcę odpowiedzialności biur rachunkowych, księgowych i innych osób prowadzących w czyimś imieniu księgowość. Temat nie jest długi (jasny i czytelny), ale zdecydowanie zasługuje na niemieszanie z innymi rzeczami.
-
Brak indywidualnego podejścia do klienta.
Jest to podstawowa wada większości biur. Nie mówię, że wszystkich – ale im więcej interesantów jest do załatwienia, więcej pracowników ma firma, tym bardziej oddala się dystans głównej osoby odpowiedzialnej i zwiększa prawdopodobieństwo błędu, bagatelizowanie, brak głębszej analizy. Osoba do wklepywania faktur to niedokładnie to samo co specjalista doskonale znający nas, nasze sprawy i przepisy. Nie jest to jednak rzecz superpowszechna, za to płaci się odpowiednio więcej i nie zawsze jest potrzebne – ileż razy powstają nowe obowiązki czy sytuacje? Większość operacji to rutyna, rutyna, rutyna. Pod tym względem najlepiej znaleźć małe biuro rachunkowe, polecane i sprawdzone przez znajomych przedsiębiorców. Tu jak nigdzie indziej liczy się marketing szeptany, polecenia innych klientów – bo na zaufanie klientów pracuje się ciężko, nie tylko kosząc kasę za usługi wydruku "egzelki" (jak niektórzy nazywają KPIR).
Brak odpowiedzialności biura – odpowiada podatnik.
No cóż, to temat na osobny wpis i to na czerwony i podlinkowany do góry na stałe. Zawsze odpowiada podatnik. A biura rachunkowe tylko na zasadzie odpowiedzialności cywilnej, w dodatku ograniczonej umowami, jak napisałam wcześniej – często przy nich umowy kredytu hipotecznego to mały pikuś (plus stać ich na prawników). Odszkodowanie, jak już wywalczymy, będzie przychodem firmy do opodatkowania, a kar kontrolerów za zaniedbania czy niedopatrzenie biura nie wliczysz w koszty... Jak nigdzie indziej liczy się więc zaufanie, bo nierzetelne biuro to nic innego jak operacja na otwartym sercu brudnym skalpelem. Nawet jak przeżyjesz operację, przyjdą wieloletnie powikładania...
Cena
Bywa względna. Biuro rachunkowe jest tańsze niż zatrudnienie pracownika od księgowości, w szczególności na przełożenie na jego szkolenia i zdobywanie wiedzy. Łatwiej też o profesjonalne prowadzenie spraw kadrowych. No ale na pewno droższe niż samodzielne jego prowadzenie (do KPIR czy ewidencji przychodów w ryczałcie wystarczy nawet zwykły arkusz kalkulacyjny).
Papiery z głowy
Wśród przedsiębiorców panuje zdziczałe przekonanie, że jak oddadzą księgowość będą mieli papierki z głowy. Kompletna BZDURA. Owszem, odpada wam roztrząsanie o tym, czy coś jest kosztem, VAT, kadry, itp. ale papierologii nie unikniecie. Myśl: oddam sprawy do biura, będę miał z głowy wszystko jest mrzonką. Nikt za was nie wystawi faktur, nie poprowadzi rejestru sprzedaży, obsłuży kasy fiskalnej czy przechowa rolki przez lata, nie odbierze faktur od dostawcy i nie wykłóci się kto ma skorygować fakturę z błędnymi danymi nabywcy ;) Listę można ciągnąć dalej bez końca. Masz firmę = stos durnych obowiązków, urzędów i obowiązków, o których dowiadujesz się zawsze o dzień za późno. W końcu ktoś musi wypełniać polecenia płynące z legislacyjnej biegunki kolejnych rządów i dawać zajęcie setkom tysięcy urzędników.
W wielu sprawach biuro cię nie odciąży, nie będziesz w stanie scedować tych spraw na nich. Może za to dopilnować prawidłowych i terminowych rozliczeń, obojętnie czy smażysz się na wakacjach na Majorce czy może w pocie czoła zaharowujesz się na śmierć, by opłacić koszt biura.
Kontrola podatkowa
Nie ulega żadnej wątpliwości, że biura rachunkowe mają dużo więcej doświadczenia w prowadzeniu takich spraw i może to być bezcenne. Obojętnie co podatnik namieszał, dobra księgowa będzie potrafiła wybrnąć z jego błędów i wykłócić się z kontrolerem o kilka spraw, chwycić sprawę pod włos i skierować na odpowiednie tory korzystne dla niej i jej klienta. Tutaj w większości przypadków szala przechyla się na stronę zawodowców i nie zamierzam tego negować. Ba, sama pilnie podchwytuję zawsze wszelkie uspokajające wyjaśnienia i instrukcje serwowane przez znajomą super księgową do jej klientów. To istna kopalnia wiedzy tajemnej, nigdzie nie spisanej ;-)
Na bieżąco z przepisami
Księgowi są często bardziej na bieżąco. Nawet Pani w biurze zajmująca się tylko wstukiwaniem faktur w odpowiednią przegródkę jest szkolona – jak zmienią się przepisy, wstukuje w inne okienko. Z tym nieraz ciężko nadążyć przedsiębiorcom. Bycie na bieżąco musi być wpisane w cenę biura, także informowanie o aktualnych zmianach nas dotyczących – co przy masówkach może być trudne.
Kontrola nad informacją
Spotkałam się z dosyć dużą grupą przedsiębiorców, którzy nie chcą oddawać rachunkowości w "obce ręce" z kilku powodów. Należą do nich zawody, w których najłatwiej ukryć rzeczywiste przychody. Stereotypowym przykładem są lekarze prowadzący prywatne praktyki. Nie chcą wyprowadzać na zewnątrz informacji o swoich rzeczywistych dochodach, a także mieć kontrolę nad płaconymi podatkami. W końcu bez biura nie będą zmuszeni raz określić swoich dochodów w miesiącu, czy "kombinować" z ich wysokością byleby nie oddawać ciężko zarobionych plnów. Sprawa dotyczy też znajomości czyichś dochodów, kontroli nad informacji, ich bezpieczeństwa. To delikatna kwestia i nie zawsze komuś odpowiada, że Pani Jadzia popijając herbatkę i tworząc twoje deklaracje podatkowe skomentuje twoje ostatnie zakupy, które chciałaś wliczyć w koszty albo czy jakieś mniej lub bardziej legalne grupy nacisku nie wykręcą ci rąk bo wykazałeś duże przychody z firmy...
Coś jednak jest na rzeczy. Słyszałam historie o właścicielach biur rachunkowych, którzy raz na jakiś okres objeżdżali swoich klientów i sprawdzali, czy mają nowe okna, samochody, w jakich ciuchach chodzi żona – tylko po to, by odpowiednio skalibrować nową cenę własnych usług ;) Albo ekstra kasować za obronę podczas kontroli podatkowej, którą sami spowodowali. Niestety to bardziej wredna cecha pewnych ludzi ogółem niż jakieś zawodowe ciągoty księgowych. Księgowi też ludzie, ze wszystkimi wadami i zaletami. Nierzetelność, złośliwość ludzka jednak jest powszechna i żaden zawód nie jest od niej wolny! Najważniejszą sprawą jest tu zaufanie do biura/księgowej. Zarówno do zawodowej rzetelności, jak i człowieka (że nie sprzeda informacji dalej ani w żaden sposób nie skorzysta na znajomości dochodu, by nas z niego obedrzeć jak się da).
Twoje potrzeby
Czym innym jest oddanie 200 faktur księgowej, gdzie każdy to nowy klient i z innym rozliczeniem VAT, a prowadzenie mikrofirmy z 5 fakturami miesięcznie. Ważne są twoje problemy, twoje potrzeby. Trzeba po prostu głęboko się zastanowić, czego naprawdę potrzeba i jak to zaspokoić. Jedni z jedną fakturą pójdą bezwzględnie do księgowej, bo daje im to komfort psychiczny, inni siądą z kawą i wrzucą jeden miesiąc w godzinę w swój program/arkusz i zrobią wszystko bez mrugnięcia okiem, uzbrojeni w wycinek wiedzy dotyczący tylko ich firmy.
Doradztwo
Biura rachunkowe posiadają wprawdzie wykwalifikowana kadrę, ale prowadzenie księgowości nie polega na doradztwie, jest wyłącznie czynnością odtwórczą. TYLKO. Nie oczekuj więc przekazywania specjalistycznej wiedzy i nauki o różnych kruczkach i możliwościach, które zwrócą ci z nawiązką wydatek na biuro. To już sprawa dla doradcy podatkowego. Czasem warto mieć stałego doradcę lub wybrać biuro prowadzone przez doradcę. Albo jeszcze lepiej – polecanego doradcę specjalizującego się w tych sposobach rozliczania, które my wybraliśmy. Ale czasem wyboru nie mamy.
Po lekturze powyższego wpisu niektórzy odniosą wrażenie, że jestem przeciwna biurom rachunkowym. Może nie do końca tak jest, ale mam swoje uprzedzenia czy znajomość realiów które nie chcę tutaj przedstawiać, bo nie o tym ma być blog. Ręką, nogą, sercem i głową jestem za wykwalifikowanymi specjalistami – obojętnie czy siedzą za biurkiem jako szefowie biur rachunkowych czy robią to wklepując tylko faktury. Ale tam, gdzie zaczyna się masówka, traci się indywidualne podejście do klienta – zaczyna się moje nie. Znam osoby, które założyły biuro rachunkowe a nie znają podstawowych rzeczy ponieważ zdobyły uprawnienia na najprostszy sposób (wykształcenie+dwa lata pracy), bo doradzałam im w tych kwestiach. Znam też bardzo rzetelne firmy, którym jakiś wkurzony i nie do końca inteligentno-uczciwy klient bardzo zaszkodził. 'Zaufanie' mam do dwóch znanych mi biur, za którymi nie stoją szklane fasady ich siedzib ale naście lat indywidualnej pracy z drobnym przedsiębiorcą, setki zadowolonych klientów w tym ja sama swego czasu. I dlatego jestem za tym, by stawiać na takie osoby i omijać wszelką masówkę. Ale czy takie biura znajdziecie lub nie w swoim otoczeniu, to już nie moja działka...
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz