Umowa współpracy między firmami

Przepisy nie wymagają, by firmy nabywające od siebie wzajemnie towary i usługi, miały udokumentowaną pisemną umowę współpracy. Na szczęście - inaczej papierologia zalałaby nasz kraj, a Poczta Polska wreszcie byłaby rentowna od nadmiaru przesyłek za potwierdzeniem odbioru.

Umowa współpracy bywa przydatna, a czasem nawet niezbędna. Niejednokrotnie w przypadku tzw. "samozatrudnienia" jest substytutem umowy o pracę, zabezpieczając w ten sposób relacje między zleceniodawcą a wykonawcą.

Elementy umowy mamy formalne - czyli te spisane i nieformalne, obowiązujące "pod stołem". Co tu dużo mówić, w małych firmach wiele spraw jest w ten sposób załatwiane. O ile nie wejdziemy w spór ze stroną, na umowie nam zazwyczaj nie zależy.

1. Dane formalne.
Absolutnie niezbędnym elementem takiej umowy jest określenie stron umowy, miejsca i czasu sporządzenia/podpisania oraz przedmiotu umowy.
Przedmiot umowy można dowolnie rozszerzać, określając takie dane jak:

• zakres usług pośrednio czy bezpośrednio powiązanych z główną usługą (tzn. do jakiego momentu zleceniobiorca nie może odmówić),
• miejsce świadczenia usług (np. w siedzibie zleceniodawcy, poza siedzibą, z polecenia, w siedzibie zleceniobiorcy, u klienta – wedle potrzeb),
• czas świadczenia usług, jak również rozliczenie okresów przerwy (językiem laików: czy płacą za urlopy),
• powierzone mienie i środki do wykonywania usługi oraz odpowiedzialność materialną za nią (punkt wyjątkowo istotny, pracownicy nie odpowiadają całym swoim majątkiem za mienie – samozatrudnieni tak),
• oświadczenie o posiadaniu kwalifikacji i uprawnień do świadczonych usług (np. licencjonowany agent nieruchomości podaje nr licencji),
• o przebiegu wykonania i sprawozdawczości z wykonania zlecenia (np. raz w tygodniu raport do działu tego i tego),
• wynagrodzenia, spory dotyczące wynagrodzenia,
• zasady wystawiania i dostarczenia faktury/rachunku – kto, do kiedy, sposób i termin płatności,
• zwrot wydatków np. za wyjazdy służbowe, materiały reklamowe i edukacyjne, dodatkowo zakupione usługi i towary na potrzeby zlecenia,
• wejście w życie postanowień umowy, jej zmian i kwestia odstąpienia od umowy – jak, kiedy, kto,
• zakaz wykorzystania informacji powierzonych, czasem zakaz konkurencji,
• miejsce i czas świadczenia usług, sposób zgłaszania i zatwierdzania przerw w czasie,
• możliwość zaciągania i regulowania zobowiązań wobec osób trzecich (tzw. pełnomocnictwa) – kwestia szczególnie istotna przy stanowiskach decyzyjnych z odpowiedzialnością materialną,
• tryb i terminy reklamacji,
• właściwości sądu.

Oczywiście nie ulega wątpliwości, że umowa musi być zawarta i podpisana między osobami, które mają uprawnienia do reprezentacji stron czy stroną po prostu są. Umowę sporządzamy w dwóch jednoznacznie brzmiących egzemplarzach, jeśli jest kilka stron, spinamy i parafujemy każdą stronę oprócz ostatniej na której mamy podpisy.

2. Dane mniej formalne.
Zazwyczaj nie są regulowane pisemnymi umowami, ale zwyczajami panującymi w danej firmie. Niektórych elementów – także tych na korzyść pracowników – po prostu nie wprowadza się do umów, by nie przypominały zapisów Kodeksu Pracy. Takimi elementami w szczególności są wynagrodzenia za okresy nieświadczenia usług (urlopy, choroby, wyjazdy), różne dofinansowania. Należy pamiętać że w przypadku sporu ze zleceniodawcą mamy tu marne szanse – zero podkładki, a życzliwi współpracownicy będący świadkami zazwyczaj w takim momencie nabierającymi wody w usta.